Recrutement de secrétaires/d'assistant(e)s
Siège de l'OTAN
Secrétariat international

Dossier médical :

1. un questionnaire médical sera envoyé au/à la candidat(e), qui le remplira ;
2. le/la candidat(e) subira ensuite divers examens médicaux (une liste des analyses médicales à effectuer sera fournie par le Médecin-conseil de l’OTAN) ;
3. il sera demandé à la compagnie d’assurance médicale de l’OTAN d’approuver le dossier médical.

Un(e) candidat(e) ne peut se voir offrir une offre d’emploi définitive de la part de l’OTAN tant que les formalités administratives énoncées ci-dessus n’ont pas été remplies de façon satisfaisante. L’obtention d’une habilitation de sécurité peut prendre plusieurs mois et les formalités médicales de un à deux mois.

Seul(e)s les candidat(e)s qui possèdent les qualifications et compétences de base requises et qui justifient d'une expérience professionnelle recevront une réponse.

DESCRIPTION DE POSTE
SECRÉTAIRE/ASSISTANT(E)

Le/La titulaire de ce poste exerce les fonctions d’assistant(e) dans l’une des divisions de l’OTAN. Il/Elle doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d’ordre administratif ou organisationnel.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• exécuter des tâches de secrétariat et fournir un soutien administratif de nature générale ;
• répondre aux demandes d'information et aux appels téléphoniques, organiser des réunions et des missions, et tenir à jour l'agenda du bureau ;
• rédiger des mémorandums et des notes d’accompagnement des documents ;
• dactylographier et mettre en forme toutes sortes de documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l'OTAN (Word, PowerPoint, Excel, etc.) ;
• superviser la circulation des documents entrants et sortants et, notamment, organiser et classer le courrier et les dossiers, y compris les documents classifiés, et tenir à jour un système d’archivage bien structuré, tant sur papier que sous forme électronique ;

• apporter un soutien administratif pour la planification, la coordination et l’organisation d’activités spéciales (conférences, expositions, ateliers, etc.) pouvant avoir lieu au siège de l’OTAN ou à l’extérieur ;
• participer aux tâches administratives liées à la gestion du budget et du personnel ;
• tenir et mettre à jour des pages web (Intranet et Internet) et effectuer des recherches de base sur Internet ;
• veiller au respect des procédures financières pour les activités impliquant un engagement de fonds, préparer les documents financiers requis, assurer le suivi après les activités et garder une trace de toutes les transactions ;
• gérer de petits projets ou processus ;
• fournir des prestations de secrétariat et un soutien administratif à une autre division, pour pallier l’absence temporaire d’un(e) secrétaire/assistant(e) (s’applique uniquement à un poste de secrétaire de division).

COMPÉTENCES

• Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l’Organisation.
• Travail en équipe : exprime les attitudes et les attentes positives de l’équipe ou des membres de l’équipe.
• Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Flexibilité : agit avec flexibilité.
• Intégrité : agit avec cohérence sur le lieu de travail, dans le respect des valeurs fondamentales d’ouverture et d’honnêteté.
• Empathie : écoute activement.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• bonne instruction générale, au moins de niveau secondaire supérieur, ou de niveau secondaire seulement mais complétée par une formation en école de secrétariat ;
• parfaite maîtrise de l’une des deux langues officielles de l'Organisation (anglais ou français) et très bonne connaissance de l'autre ;
• bonne connaissance de différents logiciels, en particulier la suite Microsoft Office ou des logiciels similaires ;